Ontario Association of Library Technicians
Association des bibliotechniciens de l'Ontario

Assemblée Générale Annuelle de 2020 – Ordre du jour, procès-verbal et rapports annuels

Ottawa Chapter/Section d'Ottawa

Table of Contents

Ordre du jour de l’Assemblée

Mardi, le 11 février 2020 @ 17h30
Restaurant Biagio’s Italian Kitchen

  1. Appel à l’ordre
  2. Présences
  3. Adoption de l’ordre du jour
  4. Adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente (2019)
  5. Rapports des membres du Conseil exécutif et des Comités :
    1. Présidente – Barbara Cope
    2. Trésorière (État financier) – Linda Landreville
    3. Secrétaire – Sharon Doyle
    4. Archiviste – Vincent Elit
    5. Comité des Communications – Linda Landreville
    6. Comité de Traduction – José Gélinas
  6. Élection des Officiers de l’Exécutif :
    1. Président(e)
    2. Vice-Président(e)
    3. Trésorier(ère)
    4. Secrétaire
  7. Affaires diverses:
    1. Site Web
    2. Archives
    3. Rapport annuel au Conseil d’administration de l’OALT/ABO
    4. Collège Algonquin – Library and Info Tech Advisory Committee
    5. Conférence annuelle de l’OALT/ABO (2020)
    6. Retour d’information atelier
    7. Réactions à l’Assemblée Générale Annuelle sur les événements de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa
  8. Prochaine réunion :
  9. Ajournement

Émis : le 4 février 2020

Procès-verbal de l’Assemblée

Mardi le 20 février 2018 @ 17h30
Restaurant Biagio’s Italian Kitchen

1. Appel à l’ordre
a) Barbara a appelé l’assemblée à l’ordre à 18h04 HNE et a accueilli tous les participants à l’Assemblée Générale Annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’Ontario Association of Library Technicians/Association des bibliotechniciens de l’Ontario (OALT/ABO). Le quorum a été établi avec neuf membres présents en personne.

b) Présentation des membres de l’exécutif et des comités (Oficiers nommés)

Barbara a présenté les membres de l’Exécutif et des Comités de 2018 :

Présidente de la Section – Barbara Cope
Trésorière – Linda Landreville
Secrétaire – Sharon Doyle

Archiviste – Vincent Elit
Chef, Comité des Communications – Linda Landreville
Chef, Comité de Traduction – José Gélinas

c) Secrétaire greffier
Notre secrétaire greffier pour cette assemblée est Sharon Doyle.

2. Présences
Étaient présents : Barbara Cope, Sharon Doyle, Vincent Elit, José Gélinas, Gislaine Hamelin, Kathy Heney, Linda Landreville, Sheila McHugh et Carol Moher.

3. Adoption de l’Ordre du jour
L’Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle de 2019, de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO, a été distribué auparavant à tous les membres de la Section par courriel. Une copie a aussi été affichée sur le site Web de la Section et a été rendue disponible pour l’Assemblée générale annuelle en copies imprimées limitées.

La motion pour l’adoption de l’Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle a été faite par Sheila McHugh, appuyée par Linda Landreville. Motion adoptée.

4. Adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente (2018)
La proposition de l’adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de 2018 a été faite après la correction suivante : 7 (d) du Procès-verbal devrait se lire : « Un tirage pour deux prix de $30.00 en espèce », pas : « pour deux diners gratuits ». Il n’y a pas eu d’autres changements/corrections/additions nécessaires.

Adoption proposée par Gislaine Hamelin, appuyée par Carol Moher. Motion adoptée.

5. Rapports des membres du Conseil Exécutif et des Comités
Les Règlements (4 et 8) de la Constitution de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa requièrent que tous les membres de l’Exécutif et les responsables des Comités préparent un rapport pour l’Assemblée générale annuelle et présentées en anglais et en français.

Inclus aussi se trouvent le rapport de la Présidente au Conseil d’Administration de l’Association, sur les activités de la Section durant l’année précédente et le rapport de la Trésorière sur le bien-être financier général de la Section, incluant les adhésions. Ces rapports font partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et se trouvent aussi en ligne, sur le site Web de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

a) Présidente – Barbara Cope
Barbara a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée gégérale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Barbara a aussi soumis des rapports aux réunions du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO. Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la Présidente.

b) Trésorières (État Financier) – Linda Landreville
Linda a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la Trésorière et de l’État financier.

c) Secrétaire – Sharon Doyle
Sharon a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Aucune question n’a été posée concernant ce rapport.

L’adoption des trois rapports des membres du Conseil exécutif de 2018 a été proposée par Gislaine Hamelin, appuyée par José Gélinas. Motion adoptée.

d) Archiviste — Vincent Elit
Vincent a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Aucune question n’a été posée concernant ce rapport.

e) Chef, Comité des Communications – Linda Landreville
Linda a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Aucune question n’a été posée concernant ce rapport.

f) Chef, Comité de Traduction – José Gélinas
José a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section. Aucune question n’a été posée concernant ce rapport.

Une motion pour adopter les rapports des Chefs des Comités a été proposée par Sheila McHugh, appuyée par Kathy Heney. Motion adoptée.

6. Élections des Officiers de l’Exécutif
Au nom des membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa, Barbara a remercié les membres du Conseil exécutif et des Comités de 2018, qui ont si bien servi la Section durant l’année passée. Elle les a aussi personnellement remerciés pour leur travail acharné tout au cours de l’an dernier.

Pour la prochaine portion de cette Assemblée, Barbara a laissé la place à Vincent, désigné en charge du Comité de Nominations pour l’élection des Officiers acclamés de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa pour 2019.

a) Présidente
Barbara – Comme Présidente sortante, on a demandé à Barbara si elle désirait se représenter de nouveau à ce poste. Elle a accepté. Sans autres nominations venant de l’Assemblée pour ce poste, on a fermé les nominations et Barbara Cope a été acclamée comme Présidente de la Section pour 2019.

b) Vice-Président
Poste vacant – Kathy Heney, Gislaine Hamelin et Carol Moher ont été nommées par Sharon Doyle, mais elles ont tour à tour refusé la nomination. Aucunes autres nominations ne sont venues de l’Assemblée. Le poste de la Vice-Président de la Section demeure vacant.

c) Trésorière
Linda – Comme Trésorière sortante, on a demandé à Linda si elle désirait renouveler son mandat comme Trésorière. Elle a accepté. N’ayant aucune autre nomination venant de l’Assemblée, on a fermé les nominations et Linda Landreville a été acclamée Trésorière de la Section pour 2019.

d) Secrétaire
Sharon – Comme Secrétaire sortante, on a demandé à Sharon si elle désirait continuer comme Secrétaire. Elle a accepté. Comme il n’y a eu aucune autre nomination venant de l’Assemblée, on a fermé les nominations. Sharon Doyle a été acclamée Secrétaire de la Section pour 2019.

L’adoption de la liste des nouveaux Officiers élus pour le Conseil exécutif de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa pour 2019 a été proposée par Kathy Heney, appuyée par Carol Moher. Motion adoptée.

Les nouveaux Officiers élus au Conseil exécutif de 2019 pour l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO sont:
Présidente: Barbara Cope
Vice-Président: Poste vacant
Trésorière : Linda Landreville
Secrétaire : Sharon Doyle

7. Affaires diverses
a) Site Web
Linda a rapporté qu’elle maintient activement le site Web de la Section en collaboration avec Vincent. Ils travaillent à incorporer Twitter et Facebook sur le site Web de la Section.

b) Archives (électroniques) – Vincent
Les activités de l’Archiviste se trouvent dans le rapport de Vincent attaché au Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle.

c) Rapport annuel au Conseil d’Administration de l’Association
Barbara a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents, incluant les événements de la Section. Barbara a aussi fait un rapport sur les constantes mises à jour/changements/additions à faire au Manuel de Procédures et au Calendrier d’échéances de la Section. Le rapport écrit fait partie de la trousse de l’Assemblée générale annuelle et est aussi disponible en ligne sur le site Web de la Section.

d) Collège Algonquin – Library and Info Tech Advisory Committee
Vincent a rapporté qu’il est en contact avec des intervenants externes, incluant des employés de Bibliothèques de Collèges et d’Universités, des Bibliothèques publiques et des Bibliothèques spécialisées. Des cours portant sur les technologies seront offerts par ces institutions cette année. Les réunions du Comité doivent avoir lieu trois fois durant la prochaine année (2019).

e) Conférence annuelle de l’OALT/ABO (2019)
La Conférence de 2019 aura lieu du 1er au 4 mai à l’hôtel Best Western Cairn Croft à Niagara Falls. Les inscriptions (sont déjà en cours/ont déjà commencé) et le Programme de la Conférence est accessible en ligne, sur le site Web de l’Association.

f) Réactions et commentaires suite aux ateliers
La Suite d’ateliers sur les Applications Google a été excellente. Cependant, dû à un délai pour l’obtention d’un mot de passe, le Collège Algonquin a retiré les frais de location habituels de la salle de classe, pour une épargne d’environ $200. Jeka accepte de présenter un deuxième atelier sur les Applications Google. WordPress (la plateforme logicielle de notre site Web) a été suggéré comme sujet possible pour un atelier. Linda va poster un message sur le site Web demandant aux membres de nous donner d’autres suggestions ou des sujets d’intérêts pour des sujets de possibles ateliers futurs.

Un tirage d’un prix de $30.00 en comptant a eu lieu. La gagnante a été Gislaine Hamelin

8. Prochaine réunion
Aucune réunion n’a encore été prévue.

9. Ajournement
Barbara a demandé une motion pour l’ajournement de l’Assemblée générale annuelle de 2019 de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa avec ses remerciements à tous les participants:

La motion a été présentée par Carol Moher, appuyée par José Gélinas. Motion adoptée.

L’assemblée générale annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a été levée à 19h39 HNE.

Présidente

J’ai accepté de demeurer dans le poste de Présidente de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa à l’Assemblée Générale Annuelle de 2019, parce qu’en majeure partie, il me plait de faire du bénévolat pour l’OALT/ABO.

  • J’ai assisté et présidé à toutes les sept réunions du Conseil Exécutif et des Comités de la Section, pour lesquelles j’ai préparé et distribué les Ordres du Jour, ainsi que présenté des rapports de la Présidente.
  • J’ai participé à la réunion annuelle de revue du site Web de la Section. En préparation pour cette réunion, j’ai constaté qu’il est difficile de se tenir au courant et de garder le contrôle des liens électroniques, constamment changeants, auxquels nous donnons accès sur le site Web de la Section.
  • J’ai continué à utiliser le compte courriel de la Section et de déverser des documents sur l’application Google Drive de l’Association, pour faciliter le partage de documents avec le Conseil Exécutif et des Comités de la Section et ceux du Conseil d’Administration de l’Association. J’ai aussi créé tous les dossiers de 2019 sur le Google Drive.
  • J’ai fait toutes les ajouts, les modifications et les retraits aux contacts nécessaires sur notre compte courriel.
  • Je n’ai pas pu assister à la Conférence Annuelle de l’OALT/ABO en 2019.
  • J’ai contacté les étudiants du Programme en Bibliotechnique et Technologie de l’Information du Collège Algonquin et ses étudiants, afin que la Section puisse parrainer Sarah McCulley pour lui permettre d’assister à la Conférence annuelle de l’Association en 2019.
  • Je n’ai pas pu assister à la Soirée Sociale de l’été,
  • J’ai été la principale organisatrice de notre 44ième Soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du programme en Bibliotechnique et Technologie de l’Information du Collège Algonquin, pour laquelle j’ai servi de personne-ressource et personne-contact pour le Collège. Cependant, je n’ai pas pu participer à la Soirée.
  • J’ai aussi servi de personne-ressource et personne-contact avec le Collège Algonquin et Jeka Dupont pour les deux ateliers sur les Applications Google (Google Apps), tenus les 12 janvier et 25 mai 2019. J’ai assisté aux 2 ateliers.
  • Je n’ai pas assisté à la Soirée Sociale des Fêtes de la Section.

J’aimerais remercier tous les membres de l’Exécutif et des Comités de 2019 : Linda Landreville, Sharon Doyle, Vincent Elit, et José Gélinas, pour leur appui continu, leur travail d’équipe et leur engagement dans l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Je félicite notre équipe de bénévoles dévoués, qui ont travaillé fort pour assurer la gestion fluide et professionnelle de la Section durant l’année dernière. Je remercie aussi les membres du Conseil d’Administration de l’Association pour leur soutien assidu et leurs conseils appréciés.

J’encourage tous les membres (nouveaux ou vétérans) qui aimeraient faire partie, soit de l’Exécutif ou d’un Comité de la Section ou du Conseil d’Administration de l’Association. C’est une expérience très valorisante, qui vous permets d’aider la communauté des bibliothèques en même temps que vous aidez la Section. J’ai eu la chance de travailler avec une équipe formidable de bénévoles engagés. C’est à votre tour d’émettre votre opinion. Nous espérons que vous vous joindrez à nous.

Ayant maintenant été Vice-Présidente de la Section d’Ottawa pour 2016-2017 et Présidente pour 2017-2019, je ne demeurerai pas comme Présidente.  Je sais que d’autres ont été bénévoles plus que moi et je suis désolée si cette décision signifie que la Section d’Ottawa ne peut pas opérer légalement en 2020, mais il est temps que quelqu’un d’autre aie son tour à siéger au Conseil exécutif de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Respectueusement soumis,

Barbara Cope
Présidente
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

État financier (31 décembre 2019)

Comptes Chèques

Année à ce jour
01 janv. 2019 à 31 déc. 2019
Balance bancaire d’ouverture – 01 janvier 2019 2,504.52
Revenus:
Remise d’adhésion 240.00
Revenus de l’atelier d’Applications Google #1 33.00
Don(s) au JDSSF 100.00
Revenus de l’atelier d’Applications Google #2 30.00
Total 403.00
Dépenses:
Frais bancaires 30.00
Assemblée générale annuelle (1 prix en argent de $25.00) 25.00
(Chq #232) Remboursement à Vincent Elit pour Adhésion gratuite pour la Soirée d’Accueil et de Rencontre d’étudiants 20.00
(Chq #233) Remboursement à la Trésorière pour l’achat d’une Carte-cadeau en guise d’Honoraire à Jeka Dupont pour l’atelier d’Applications Google (#1) 25.00
(Chq #234) Remboursement à Sarah McCulley pour ses Frais de Transport à la Conférence 145.17
(Chq #235) Remboursement à l’Association pour l’Enregistrement à la Conférence pour étudiante (Sarah McCulley) 105.00
(Chq #236) Remboursement à Sharon Doyle pour l’hébergement à la Conférence pour Sarah McCulley 188.07
(Chq #237) Remboursement à Linda Landreville pour une plante en mémoire de Pat Graham 102.00
(Chq #238) Remboursement à Barbara Cope pour l’Honoraire de Jeka Dupont pour l’atelier d’Applications Google (#2) 25.00
(Chq #239) Frais de Location de la salle de classe du Collège Algonquin pour l’atelier d’Applications Google (#2) 226.00
(Chq #240) Carte-cadeau du Collège Algonquin pour sa Librairie ‘Connections’ pour la Soirée d’Accueil et de Rencontre d’étudiants 25.00
Total 916.24
Détails finaux:
Solde de fermeture – le 31 décembre 2019 1,991.28
Solde bancaire – le 31 décembre 2019 1,991.28

Montants prévus au Budget (Gérés dans la limite du Solde du compte-chèques)

Fonds de parrainage d’étudiants Jean Desislets
(Renommé Fonds de parrainage d’étudiants Pat Graham le 8 juin 2019)

Année à ce jour
01 janv. 2019 à 31 déc. 2019
Budget – le 1re janvier 2019 450.00
Revenus:
 Dons Publics en 2019 100.00
Le 25 mai 2019 – l’Exécutif de la Section a voté de consacrer 50% du bénéfice de l’atelier Google Apps #2 au compte du Fonds 15.00
Total 115.00
Dépenses:
Coûts totaux pour envoyer une étudiante (Sarah McCulley) à la Conférence 438.24
Total 115.00
Solde – le 31 décembre 2019 – $126.76 126.76

Petty Cash

Année à ce jour
01 janv. 2019 à 31 déc. 2019
Balance d’ouverture – le 1re janvier 2019 47.30
Solde de la Petite Caisse 47.30

Trésorière : Rapport d’activités

Tout au long de l’année fiscale de 2019 de notre Section, nous avons été très occupés du côté financier. Ces activités ont inclus :

  • Déposer les chèques des remises d’adhésions à l’OALT/ABO au compte de la Section.
  • Préparer les Rapports de la Trésorière pour toutes les réunions du Conseil exécutif et des Comités de la Section.
  • Préparer les Rapports trimestriels financiers de la Trésorière.
  • Préparer l’État financier de 2019 pour l’Assemblée Générale Annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.
  • J’ai aidé à établir le Fonds de parrainage d’étudiants Pat Graham

    • Pour plusieurs années, l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a aidé les étudiants du Programme en Bibliotechnique et en Technologie de l’Information à travers le Fonds de parrainage d’étudiants Jean Desislets, établi en 1990 pour reconnaitre la contribution d’une de nos membres les plus estimées, qui est décédée en juillet 1990. Le 28 avril 2019, cependant, nous avons souffert la perte de notre membre la plus expérimentée, Pat Graham. Pat avait fait partie de la Conférence inaugurale de l’OALT/ABO en 1973 et a servi autant l’Association que la Section d’Ottawa de façon professionnelle pendant plus de 40 ans. En 2013, elle a reçu une Adhésion à Vie de l’OALT/ABO. Donc, en honneur et en mémoire de son dévouement, l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a voté en juin 2019 de renommer notre Fonds de parrainage d’étudiants en son nom pour refléter le travail acharné de Pat au nom des étudiants du Programme.
  • Aider avec des activités au besoin :
    • Organiser l’obtention de cartes-cadeaux et de prix de présence;
    • Assurer les remboursements rapides aux membres de l’Exécutif pour dépenses déboursées à leurs frais;
    • Coordonner les paiements prévus à partir de la Petite Caisse et du nouveau Fonds de Parrainage pour Étudiants Pat Graham.

Respectueusement soumis,

Linda Landreville
Trésorière
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Secrétaire

J’aimerais remercier les membres de l’équipe du Conseil exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de 2019 (Barbara Cope, Linda Landreville, Vincent Elit et José Gélinas), pour une autre excellente année. Je me sens très chanceuse de travailler avec un groupe de personnes si dévouées.

Cette année, comme Secrétaire, j’étais responsable de :

  • Prendre note des procès-verbaux de la plupart des réunions de l’Exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.
  • Participer à la plupart des réunions du Conseil exécutif et des Comités de la Section.
  • Participer à une réunion du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO.
  • Aider à planifier deux soirées sociales (d’été et d’hiver).
  • Participer à la soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du programme en Bibliotechnique et en Technologie de l’Information du Collège Algonquin.
  • Préparer un rapport de mes activités pour l’Assemblée générale annuelle de 2019.

Respectueusement soumis,

Sharon Doyle
Secrétaire
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Archiviste

J’aimerais remercier tous les membres du Conseil Exécutif et des Comités de 2019, incluant Barbara Cope, Linda Landreville, Sharon Doyle et José Gélinas pour leur beau travail individuellement et en équipe, pour leur support continu et leur engagement à l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Je veux aussi dire merci aux membres du Conseil d’administration de l’Association pour leur appui constant et leurs conseils appropriés.

À la première réunion du Conseil exécutif et des Comités de 2019, j’ai été renommé comme Archiviste de la Section. Les principales responsabilités de ce poste incluent :

  • Maintenir et archiver tous les documents reliés aux réunions de la Section d’Ottawa et les documents produits par celle-ci.
  • Maintenir et archiver tous les documents historiques concernant autant l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa que l’Association.
  • Développer et appliquer notre stratégie électronique pour les Archives.

Durant 2019, comme Archiviste de la Section, j’ai assisté à la plupart des réunions de l’Exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

En avril, les membres de l’Exécutif et des Comités se sont réunis dans le cadre du Comité des Communications, avec le mandat de discuter du développement en cours du site Web et de la stratégie de Communications de la Section.  J’ai assisté à la réunion.

Durant les mois d’été, j’ai continué la revue des Archives de la Section en tentant de créer une liste complète de tous les documents en possession de la Section. Le transfert des documents imprimés en données électroniques se continue et les documents sont maintenant sauvegardés dans un nouveau dépôt d’Archives électroniques sur Google Drive, géré par l’Association.

J’ai aidé à préparer et j’ai assisté à la Soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du Programme en Bibliotechnique et en Science de l’Information du Collège Algonquin de 2019. J’ai aussi aidé à organiser la Soirée sociale des Fêtes pour la Section à laquelle j’ai assisté le 10 décembre 2019.

Je désire demeurer comme Archiviste pour l’an 2020. J’encourage tous les membres, (courants ou nouveaux) à faire partie de l’Exécutif ou d’un Comité, ou encore, à contribuer du Conseil d’administration de l’Association, de s’impliquer. C’est une expérience enrichissante qui vous permets d’aider l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa et la communauté des bibliothèques en même temps. J’ai eu la grande chance de travailler avec une équipe formidable de bénévoles engagés, qui ont cherché à répondre à vos intérêts, à développer vos talents et tenté de dépasser vos aspirations. Je vous encourage à considérer les possibilités et à suivre leurs traces en vous joignant à leurs rangs.

Respectueusement soumis,

Vincent Elit
Archiviste
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Comité des Communications

À la première réunion du nouveau Conseil exécutif et des Comités du 19 mars 2019, on m’a demandé de continuer mon rôle comme membre du Comité des Communications.

Mes directives pour cette année incluent :

  • Assister aux réunions du Conseil exécutif et des Comités.
  • Assister aux ateliers et aider, au besoin.
  • Préparer un court rapport présenté à chaque réunion du Conseil l’Exécutif.
  • Assister par télé-conférence à la plupart des réunions du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO et parler au nom de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa, si nécessaire.
  • Aider avec l’envoi de courriels à nos membres et avec le maintien et à la mise à jour du site Web de la Section, au besoin – en y affichant des soumissions à son contenu.
  • D’après la Constitution de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa (Article 1(c)) :  [TRADUCTION] « Quand c’est possible, toute information de la Section sera disponible en anglais et en français. » Avec cela en tête, j’ai esquissé une proposition pour créer un meilleur partenariat entre le Comité de Traduction et le Comité des Communications.  Administrativement, rien ne change. Notre Traductrice retient le rôle de tête pour les Communications françaises de qualité sur lesquelles nous avons appris à compter. Cependant, durant la prochaine année, nous allons collectivement améliorer les procédures pour disséminer toutes les Communications (en anglais et en français) aux membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Respectueusement soumis,

Linda Landreville
Chef, Comité des Communications
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Comité de Traduction

Comme Chef, responsable du Comité de Traduction (et encore seule membre du Comité après 9 ans : 2010-2019), mes principales fonctions incluent :

  • L’assistance aux réunions de l’Exécutif (facultatif, mais je considère cela important d’être au courant des discussions des réunions de l’Exécutif et des Comités pour future référence, quand j’aurai à traduire pour l’Assemblée générale annuelle, etc. …).
  • La préparation d’un court rapport (habituellement verbal) de mes activités pour présentation aux réunions mensuelles de l’Exécutif et des Comités.
  • La traduction de documents spécifiques requis durant l’année par la Présidente et/ou les membres du Conseil exécutif.
  • La supervision de TOUTES les traductions faites par les autres membres du Conseil exécutif et des Comités (et/ou par d’autres personnes en dehors de l’Exécutif), de notifications d’événements et autres avis ou textes bilingues, écrits au nom de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa, envoyés aux membres de la Section ou de l’Association, ou affichés sur le site Web de la Section durant l’année.
  • La rédaction (et la traduction) de mon Rapport annuel d’activités pour présentation à l’Assemblée générale annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO.
  • La traduction de la trousse anglaise de l’Assemblée générale annuelle en entier, en français, incluant le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de l’année précédente, TOUS les Rapports Annuels des membres du Conseil exécutif et des Comités (incluant les postes normaux, par intérim ou autres cas spéciaux), donc, les Rapports du (de la) Président(e), du (de la) Vice-Président(e), du (de la) Trésorier(ère), (y compris l’État financier annuel), du (de la) Secrétaire, et les Rapports annuels de l’Archiviste et des responsables du Chef du  Comité des Communications et du Chef du Comité de Traduction, en plus du Rapport annuel des Activités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa au Conseil Administration de l’Association. ***

*** Tous les documents mentionnés ci-haut constituent la TROUSSE ENTIÈRE en ANGLAIS, TRADUITE en la TROUSSE FRANÇAISE en ENTIER (avec révision de la trousse anglaise en ENTIER (avec modifications faites où jugées nécessaires, pour plus de clarté ou pour meilleure concordance entre les versions anglaise et française de la Trousse de l’Assemblée générale annuelle). Ces deux Trousses (approximativement 40 pages de texte) sont envoyées aux membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa avant l’Assemblée générale annuelle, et sont fournies en exemplaires imprimés limités à l’Assemblée Générale Annuelle, aux membres participants.

Durant 2019, j’ai assisté à la plupart, sinon à toutes les huit réunions du Conseil exécutif et des Comités, y compris l’Assemblée générale annuelle (AGA) tenue le 26 février 2019 au restaurant Biagio’s et la réunion spéciale de révision du site Web et de la stratégie des Communications de la Section, en avril.  J’ai aussi participé aux ateliers sur les Applications Google avec Jeka Dupont, en janvier et mai 2019, et je suis allée à la soirée de célébration des Fêtes de Noël, en décembre. Cependant, je n’ai pas assisté à la Conférence annuelle de l’OALT/ABO en mai, ni à la soirée sociale de l’été, ni encore à la soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du programme en Bibliotechnique et Technologie de l’Information du Collège Algonquin, à l’automne.

En plus de réviser la Trousse anglaise de l’AGA et de la traduire en français, j’ai aussi traduit l’article de Sarah McCulley sur son expérience à la Conférence de l’an dernier, et, autre que quelques petits textes requis par la Présidente au courant de l’année, j’ai traduit les hommages à la mémoire de deux de nos meilleurs et vénérés membres de notre récente histoire (Mac Nason et Pat Graham), tous deux décédés l’an dernier ; nous les manquerons énormément !!! …

Je félicite les membres du Conseil exécutif et des Comités de la Section pour leur travail intense, tout au long de l’année, d’abord notre Présidente, Barbara Cope, qui a mené la ‘’Barque’’ de ‘’Main de Maître’’ tout au long de l’année encore, à tous les niveaux de l’organisation, attaquant tous les défis qui se présentaient à elle, en gérant l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa comme un chef d’entreprise vétéran, mais toujours énergique. Linda, elle aussi une femme épatante a, encore cette année, mis les bouchées doubles, en menant de front ces doubles rôles de Chef du Comité des Communications et de Trésorière, en s’acquittant, non seulement de son rôle habituel de Chef du Comité des Communications (comme experte en solution de problèmes électroniques, à maintenir notre site Web, etc. …) mais aussi celui de Trésorière efficace, dans les nombreux rapports financiers mensuels et trimestriels générés ponctuellement au cours de l’année, comme si c’était une seconde nature pour elle.  Elle m’a aussi servi de liaison entre la Présidente et moi (car je n’étais pas branchée à l’Internet chez moi) : elle m’a rencontré pour m’apporter des textes à traduire et pour que je lui remette les textes, une fois traduits. J’ai aimé ma collaboration avec elle.

Elle a travaillé au maintien du site Web en collaboration avec Vincent, qui a aussi continué au transfert des documents imprimés de la Section en données électroniques et à les déverser sur un nouveau site Archivistique, sur le Google Drive, géré par l’Association. La dernière arrivée au Conseil exécutif (depuis l’an dernier), Sharon Doyle, encore une fois cette année, s’est avérée une Secrétaire compétente et dévouée, quand, en plus de ses tâches habituelles, elle a révisé le Manuel de Procédures, la liste des fonctions des membres du Conseil exécutif et des Comités et le Calendrier d’échéances, avec l’impartialité d’un nouveau membre de l’équipe. Mais, elle est encore un délice dans et en dehors des réunions. Merci à toute l’équipe pour encore un excellent travail, leur grand esprit d’équipe et leur agréable compagnie !!! …

J’espère pouvoir faire partie du Conseil exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa encore en 2020.  J’ai hâte aussi d’explorer plus à fond la proposition de Linda de « créer un meilleur partenariat entre le Comité de Traduction et le Comité de Communications » durant l’année à venir : je pense que l’idée a beaucoup de potentiel, qui a besoin d’être examiné en profondeur, incluant toutes ses ramifications, mais, j’anticipe le défi avec l’espoir que ce « projet » va éventuellement, en effet, « améliorer les procédures pour distribuer toutes les Communications en anglais et en français aux membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa », autant que de communiquer avec le monde des Bibliothèques, des bibliotechniciens et des dpécialistes de l’information (professionnels et étudiants de même) …

J’espère aussi que d’autres membres seront attirés par l’idée de contribuer au Conseil exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa ou au Conseil d’Administration de l’Association. C’est une expérience enrichissante où on peut se découvrir des talents cachés, ou développer ses aptitudes connues, de manière insoupçonnée.  C’est en travaillant au sein du Conseil exécutif et des Comités depuis 2002, d’abord comme Secrétaire pour cinq ans, puis comme Vice-Présidente et Présidente pour un an chacune, puis après, principalement comme Traductrice pour neuf ans, que j’ai retrouvé les complexités, les défis et la richesse de ma langue maternelle (le français) et que j’ai approfondi ma connaissance de l’anglais, tout en développant mes talents de relecture et correction d’épreuves, de rédaction, de traduction et d’édition, entre autres. Mais, ce n’est que mon expérience personnelle …

La vôtre peut être totalement différente, dépendant du rôle que vous occuperez : les talents que vous pourriez développer peuvent inclure, entre autres, les domaines de l’électronique, de la gestion, de l’organisation personnelle, du leadership, du mentorat, de l’enseignement, de l’art du conférencier, pour n’en nommer que quelques-uns … et qui sait quoi d’autre encore? Il n’en tient qu’à vous de tenter votre chance…

Espérant que cette année sera en effet une Bonne et Heureuse Année pour tous !!!

Respectueusement soumis,

José Gélinas
Chef, Comité de Traduction
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Rapport annuel au Conseil d’administration

Conseil Exécutif et Comités de 2019 de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

  • Présidente: Barbara Cope
  • Trésorière: Linda Landreville
  • Secrétaire: Sharon Doyle
  • Archiviste: Vincent Elit
  • Chef, Comité des Communications: Linda Landreville
  • Chef, Comité de Traduction : José Gélinas

L’Assemblée générale annuelle s’est tenue le mardi, 26 février 2019, au restaurant Biagio’s Italian Kitchen, où les Rapports annuels ont été présentés par chacun des membres du Conseil exécutif et des Comités et où des élections ont eu lieu pour élire les nouveaux membres de l’équipe de l’Exécutif pour 2019.

Le Conseil Exécutif s’est réuni sept fois durant l’année.

Activités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa:

2019 a été une année de bon travail d’équipe, qui a généré des événements pour les membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa et pour les étudiants du programme en Bibliotechnique et en Technologie de l’Information du Collège Algonquin.

Linda a participé à neuf des onze réunions du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO, comme représentante de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Sharon s’est chargée d’assister à une des deux autres réunions du Conseil d’Administration de l’Association.

L’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a, avec plaisir, parrainé la participation de Sarah McCulley à la Conférence annuelle de l’OALT/ABO de 2019.  Nous avons demandé à Sarah d’écrire un article sur son expérience à la Conférence. Cet article a été affiché sur le site Web de la Section.

Linda et Vincent ont fait un excellent travail en continuant de promouvoir la Section d’Ottawa en utilisant notre site Web, en y affichant les événements à venir. Aussi, Vincent a affiché des événements sur les médias sociaux, par exemple sur Facebook.

Sharon, Linda et Vincent ont organisé et annoncé les deux soirées sociales de l’été et des Fêtes de Noël.

Le 9 octobre 2019, l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a reçu le personnel et les étudiants du Programme de Bibliotechnique et Technologie de l’Information du Collège Algonquin à la Soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants. Environ 32 étudiants, Helena Merriam, la coordonnatrice du programme, la Professeure Erika Fyfe, ainsi que Vincent, Jeka et Sharon ont participé à l’événement. Les étudiants ont eu l’occasion d’échanger avec les membres de la Section et se familiariser avec l’Association. La gagnante du prix d’Excellence de l’OALT/ABO pour l’étudiante la plus remarquable de 2019, Abby Marteja, n’a pas pu participer à l’événement.  Cette année, la Section et l’Association ont donné chacune une adhésion gratuite à deux des étudiants présents. Il y a eu aussi un tirage pour une carte-cadeau de $25.00 pour Connections, la librairie du Collège Algonquin.

Les membres de l’Exécutif et les Chefs des Comités ont vraiment apprécié que le Conseil d’Administration de l’OALT/ABO paie les frais de la soirée.

L’OALT/ABO a perdu une de ses membres fondateurs, avec le décès de Pat Graham en avril 2019. En son honneur, l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a renommé le Fonds de parrainage pour étudiants Jean Desislets, au nom de Pat, soit le Fonds de parrainage pour étudiants Pat Graham, et nous avons notifié la famille de Pat que la Section avait choisi de l’honorer de cette façon. Ce fonds permet à la Section de payer les dépenses d’un étudiant pour participer à la Conférence annuelle de l’Association.  Les dons au Fonds sont toujours les bienvenus.

Sharon a continué de mettre à jour le Manuel de Procédures, la liste des tâches des membres du Conseil exécutif et des Comités et le Calendrier d’échéances de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Comme quelqu’un de relativement nouvelle à la Section, elle a noté que ces documents manquent des instructions détaillées.

Cette année, Linda a esquissé une proposition pour développer un meilleur partenariat entre le Comité de Traduction et le Comité de Communications.  Administrativement, rien ne change. Notre Traductrice retient le rôle de tête pour les Communications françaises de qualité sur lesquelles nous avons appris à compter. Cependant, durant l’an prochain, nous allons collectivement améliorer les procédures pour distribuer toutes les Communications (en anglais et en français) aux membres de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Nous avons offert deux ateliers sur les Applications Google en 2019, présentés tous deux par l’une des nôtres, Jeka Dupont.

En général, l’année a été bonne pour l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Respectueusement soumis,

Barbara Cope
Présidente
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa