Ontario Association of Library Technicians
Association des bibliotechniciens de l'Ontario

Assemblée Générale Annuelle de 2019 – Ordre du jour, procès-verbal et rapports annuels

Ottawa Chapter/Section d'Ottawa

Table of Contents

Ordre du jour de l’Assemblée

Mardi, le 26 février 2019 @ 17h30
Restaurant Biagio’s Italian Kitchen

  1. Appel à l’ordre
  2. Présences
  3. Adoption de l’ordre du jour
  4. Adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente (2018)
  5. Rapports des membres du Conseil exécutif et des Comités :
    1. Présidente – Barbara Cope
    2. Trésorière (État financier) – Linda Landreville
    3. Secrétaire – Sharon Doyle
    4. Archiviste – Vincent Elit
    5. Comité des Communications – Linda Landreville
    6. Comité de Traduction – José Gélinas
  6. Élection des Officiers de l’Exécutif :
    1. Président(e)
    2. Vice-Président(e)
    3. Trésorier(ère)
    4. Secrétaire
  7. Affaires diverses:
    1. Site Web
    2. Archives
    3. Rapport annuel au Conseil d’administration de l’OALT/ABO
    4. Collège Algonquin – Library and Info Tech Advisory Committee
    5. Conférence annuelle de l’OALT/ABO (2019)
    6. Retour d’information atelier
    7. Réactions à l’Assemblée Générale Annuelle sur les événements de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa
  8. Prochaine réunion :
  9. Ajournement

Émis : le 10 février 2019

Procès-verbal de l’Assemblée

Mardi le 20 février 2018 @ 17h30
Restaurant Biagio’s Italian Kitchen

1. Appel à l’ordre
a) Barbara a appelé l’assemblée à l’ordre à 18h13 HNE et a accueilli tous les participants à l’Assemblée Générale Annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’Ontario Association of Library Technicians/Association des bibliotechniciens de l’Ontario (OALT/ABO).

Quorum: Neuf membres étaient présents en personne avec un vote par procuration. Un quorum de dix a été établi.

b) Présentation des membres de l’exécutif et des comités (Oficiers nommés)
Barbara a présenté les membres de l’Exécutif et des Comités de 2017 :
Présidente de la Section – Barbara Cope
Trésorières– Nancy-Ann Brethour/Linda Landreville
Secrétaire – Gislaine Hamelin

Archiviste – Vincent Elit
Chef, Comité des Communications – Linda Landreville
Chef, Comité de Traduction – José Gélinas

c) Secrétaire greffier
Notre secrétaire greffier pour cette assemblée est Gislaine Hamelin.

2. Présences
Présents: Linda Landreville, Barbara Cope, Carol Moher, Nancy-Ann Brethour, Vincent Elit, José Gélinas, Gislaine Hamelin, Kathy Heney, Sharon Doyle et un vote par procuration de Jessica Reeve.

3. Adoption de l’Ordre du jour
L’Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle, de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO, a été distribué à tous les membres de la Section par courriel, et, pour certaines personnes spécifiques, par la poste, comme demandé. Une copie a aussi été affichée sur le site Web de la Section et a été mise à la disposition pour l’Assemblée générale annuelle en copies imprimées limitées.

Un item a été ajouté à l’Ordre du jour, au point 7 g), puis, Barbara a demandé qu’on propose l’adoption de l’Ordre du jour tel que présenté :

Adoption proposée par: Carol Moher — Appuyée par: Linda Landreville
En faveur – TOUS
Proposition Adoptée.

4. Adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente (2017)
Il n’y a pas eu d’autre changement au Procès-verbal de l’an passé et Barbara a demandé qu’on propose une motion pour l’adoption du Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de 2017 tel qu’amendé:

Adoption proposée par: Gislaine Hamelin — Appuyée par: Barbara Cope
En faveur – TOUS
Proposition Adoptée.

5. Rapports des membres du Conseil Exécutif et des Comités
Les Règlements (4 et 8) de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa requièrent que tous les membres de l’Exécutif et les responsables des Comités préparent un rapport pour l’Assemblée générale annuelle. Ces rapports sont présentés aux pages 8-19 de la trousse anglaise et aux pages 9-21 de la trousse française, incluant le rapport de la Présidente sur les activités de la Section durant l’année précédente et le rapport de la Trésorière sur l’État financier général de la Section, incluant les adhésions.

a) Présidente – Barbara Cope
Barbara a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la Présidente.

b) Trésorières (État Financier) – Nancy-Ann Brethour/Linda Landreville
Dû au changement d’Officier durant l’année fiscale, Linda a présenté aux membres présents une version sommaire verbale de son rapport écrit, pour lequel Nancy, ancienne Trésorière, a apporté sa contribution. Linda a remercié Nancy pour son aide.
Barbara a posé une question concernant un montant de 40$ et Linda a fourni une justification pour ce montant.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune autre question n’a été posée concernant le rapport de la Trésorière et de l’État financier.

c) Secrétaire – Gislaine Hamelin
Gislaine a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la Secrétaire.

Barbara a demandé qu’on propose l’adoption des trois rapports de l’Exécutif de 2017 tels qu’écrits et présentés

Approbation proposée par: Kathy Heney — Appuyée par: Sharon Doyle
En faveur – TOUS
Proposition adoptée.

d) Archiviste — Vincent Elit
Vincent a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit aux membres présents.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune question n’a été posée concernant le rapport de l’Archiviste.

e) Chef, Comité des Communications – Linda Landreville
Linda a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la responsable du Comité des Communications.

f) Chef, Comité de Traduction – José Gélinas
José a présenté une version sommaire verbale de son rapport écrit, aux membres présents.
Le rapport écrit a été présenté tel que reçu.
Aucune question n’a été posée concernant le rapport de la responsable du Comité de Traduction.

Barbara a demandé qu’on propose l’adoption des rapports des Comités de 2017 tels que présentés :

Approbation proposée par: Kathy Heney — Appuyée par: Sharon Dolye
En faveur – TOUS
Proposition adoptée.

6. Élections des Officiers de l’Exécutif
À cette étape de l’Assemblée, au nom des membres de la Section, Barbara a remercié les membres du Conseil exécutif et des Comités de 2017, qui ont si bien servi la Section durant l’année passée. Elle les a aussi personnellement remerciés pour leur travail acharné tout au cours de l’an dernier.

Pour la prochaine portion de cette Assemblée, Barbara a laissé la place à Linda Landreville, désignée en charge du Comité de Nominations pour l’élection des nouveaux Officiers de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa pour 2018.

a) Présidente
Barbara – Comme Présidente de la Section, on lui a demandé si elle désirait se représenter de nouveau à ce poste. Elle a accepté. N’aillant pas eu d’autres nominations venant de l’Assemblée pour ce poste, on a fermé les nominations et Barbara Cope a été acclamée comme Présidente de la Section.

b) Vice-Président
Poste vacant – Kathy Heney a été nommée par Barbara Cope, mais Kathy a refusé la nomination. Aucune autre nomination ne venant de l’Assemblée, on a fermé les nominations et le poste de la Vice-Président la Section demeure vacant.

c) Trésorière
Linda – Comme Trésorière, on a demandé à Linda si elle désirait continuer comme Trésorière. Elle a accepté. N’ayant aucune autre nomination venant de l’Assemblée, on a fermé les nominations et Linda Landreville a été acclamée Trésorière de la Section.

d) Secrétaire
Gislaine Hamelin – Comme Secrétaire, on a demandé à Gislaine si elle désirait continuer comme Secrétaire. Gislaine a décidé de quitter le poste et on a accepté des nominations venant de l’Assemblée. Sharon Doyle a été nommée par Barbara Cope. Sharon a accepté cette nomination. Sans aucune autre nomination de l’Assemblée, on a fermé les nominations. Donc, Sharon Doyle a été acclamée Secrétaire de la Section.

Linda a alors demandé qu’on propose une motion pour l’adoption de la liste des nouveaux Officiers élus pour 2018:

Adoption proposée par: Vincent Elit — Appuyée par: Kathy Heney
En faveur – TOUS
Proposition adoptée.
Linda a présenté aux membres présents la liste des nouveaux Officiers élus pour 2018 pour l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO:
Présidente: Barbara Cope
Trésorière : Linda Landreville
Vice-Président: Poste vacant
Secrétaire : Sharon Doyle

7. Affaires diverses
a) Site Web
Linda a rapporté qu’elle maintient activement le site Web de la Section en collaboration avec Vincent, qui travaille sur les aspects techniques de l’apparence et du confort du site Web. À cause de ça, il pourrait y avoir des changements aux illustrations et images du site. Barbara s’est inquiétée de la façon dont les dates sont affichées. Vincent a rapporté que ce problème a été réglé par les dernières mises à jour.

b) Archives (électroniques) – Vincent
La revue, l’Archive et le déversement électronique de toute la documentation des Assemblées générales annuelles et des procès-verbaux des réunions de la Section sont terminées. Vincent a fait un rapport sur les difficultés techniques, les détails de l’amélioration de l’accès aux documents et de la distribution des courriels.

c) Rapport annuel au Conseil d’Administration de l’Association
Depuis deux ans, le(la) Président(e) ou Président(e) sortant(e) de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa est requis(e) de présenter un Rapport annuel des Activités de la Section au Conseil d’administration de l’Association. Barbara a lu le rapport, qui se trouve à la fin de la trousse, fournissant une version sommaire verbale des activités de l’an dernier de la Section, aux membres présents. Ce rapport est aussi disponible en entier sur notre site Web.

d) Collège Algonquin – Library and Info Tech Advisory Committee
Vincent a rapporté qu’il y a présentement 20 membres intervenants portant leur attention sur l’influence de la main d’œuvre. Des cours se concentrant sur les besoins des clients francophones seront offerts l’an prochain. Cette dernière année a été la première année du programme du « BIT-IRM » du Collège Algonquin, en collaboration avec l’Université Carleton et cette année a été un succès. La prochaine réunion est prévue pour mars 2018.

À ce moment-ci, on a fait un tirage pour deux soupers gratuits au restaurant Biagio’s. Les deux gagnantes ont été Barbara et Carol.

e) Conférence annuelle de l’OALT/ABO (2018)
La Conférence de 2018 aura lieu du 2 au 5 mai à l’hôtel Travelodge à Belleville. Le programme est accessible en ligne, avec deux tours guidés, un événement social, le Banquet vendredi, et l’Assemblée Générale Annuelle, samedi.

f) Réactions post-atelier(s)
La participation aux ateliers a été mauvaise, car la température était maussade, alors, plusieurs personnes n’ont pas pu y assister. Un sondage sur les ateliers du samedi pour les étudiants de 2ième année a été suggéré.

g) Réactions à l’Assemblée Générale Annuelle sur les événements de la Section
On a suggéré, par l’entremise d’Helena Merriam, de changer l’heure de la Soirée d’Accueil et de Rencontre des Étudiants du programme en « Library and Information Technician » du Collège Algonquin, de changer la date de l’Assemblée Générale Annuelle et de porter plus d’attention aux prix d’adhésion.

8. Prochaine réunion
Aucune réunion n’a encore été prévue.

9. Ajournement
Barbara a alors demandé qu’on propose une motion pour l’ajournement de l’Assemblée Générale Annuelle de 2017 de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa avec ses remerciements à tous les participants :

Adoption proposée par: Carol Moher — Appuyée par: Gislaine Hamelin
En faveur – TOUS
Proposition adoptée.

L’Assemblée Générale Annuelle de 2017 de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a été ajournée à 20h07 HNE.

Présidente

J’ai accepté de demeurer dans le poste de Présidente de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa à l’Assemblée Générale Annuelle de 2018, parce qu’en majeure partie, il me plait de faire du bénévolat pour l’OALT/ABO.

  • J’ai assisté et présidé à toutes les dix réunions du Conseil Exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa, pour lesquelles j’ai préparé et distribué les Ordres du Jour, ainsi que présenté des rapports de la Présidente. Une des réunions était virtuelle et c’était la plus courte depuis que je fais partie à nouveau du Conseil exécutif.
  • J’ai participé à la réunion de revue annuelle du site Web de la Section. En préparation pour cette réunion, j’ai constaté qu’il est difficile de se tenir au courant et de garder le contrôle des liens électroniques, constamment changeants, auxquels nous donnons accès sur notre site Web.
  • J’ai continué à utiliser le compte courriel de la Section et de déverser des documents sur l’application Google Drive de l’Association, pour faciliter le partage de documents avec le Conseil Exécutif et des Comités de la Section et le Conseil d’Administration de l’Association.
  • Je n’ai pas pu assister à la Conférence Annuelle de l’OALT/ABO en 2018.
  • J’ai contacté les étudiants du Programme « LIT » du Collège Algonquin et la Section a donc pu parrainer Jeka Richards pour lui permettre d’assister à la Conférence annuelle de l’Association en 2018.
  • Je n’ai pas pu assister aux Soirées Sociales de l’été, ni des Fêtes d’hiver de la Section.
  • J’ai été la principale organisatrice et j’ai participé à la Soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants, pour laquelle j’ai servi de personne-ressource et de contact pour le Collège.
  • J’ai aussi servi de personne-ressource et contact avec le Collège Algonquin et Jeka Dupont pour l’atelier sur les applications Google, tenu le 12 janvier 2019.

J’aimerais remercier tous les membres de l’Exécutif et des Comités de 2018 : Linda Landreville, Sharon Doyle, Vincent Elit, et José Gélinas, pour leur appui continu, leur travail d’équipe et leur engagement dans l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Je félicite notre équipe de bénévoles dévoués, qui ont travaillé fort pour assurer la gestion fluide et professionnelle de la Section durant l’année dernière. Je remercie aussi les membres du Conseil d’Administration de l’Association pour leur soutien assidu et leurs conseils appréciés.

J’encourage tous les membres (nouveaux ou vétérans) qui aimeraient faire partie, soit de l’Exécutif ou d’un Comité de la Section ou du Conseil d’Administration de l’Association. C’est une expérience très valorisante, qui vous permets d’aider la communauté des bibliothèques en même temps. J’ai eu la chance de travailler avec une équipe formidable de bénévoles engagés. C’est à votre tour d’émettre votre opinion. Nous espérons que vous vous joindrez à nous.

Ceci étant dit, si une liste complète d’Officiers se présente ou est élue pour légaliser la tenue d’activités en 2019 pour la Section, je désire demeurer une autre année comme Présidente de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Respectueusement soumis,

Barbara Cope
Présidente
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

État financier (31 décembre 2018)

Comptes Chèques

Année à ce jour
01 janv. 2018 à 31 déc. 2018
Balance bancaire d’ouverture – 01 janvier 2018 2,559.39
Revenus:
Remise d’adhésion 372.00
Dons au Fonds (JDSSF) 115.93
Frais recueillis pour soirée sociale (été)
(Pour 3 billets-2,@$20.00+1,@$18.00)		 58.00
Total 545.93
Dépenses:
Frais bancaires 30.00
Assemblée générale annuelle (2018) (2 x $30.00 : prix en espèces) 60.00
Enregistrement à Conférence pour étudiante (Chèque #227) 90.00
Via Train à Conférence pour étudiante (Chèque #228) 49.72
Frais d’hôtel à Conférence pour étudiante (Chèque #229) 243.08
Billets pour la soirée sociale d’été (Chèque #230)
($58.00 + 1 billet en surplus @20.00)		 78.00
Remboursement à Linda pour cartes-cadeau + prix de présence à soirée d’Accueil et de Rencontre d’étudiants (Chèque #231) 50.00
Total 600.80
Détails finaux:
Solde bancaire – 31 décembre 2018 2,504.52
Solde bancaire fermeture – 31 décembre 2018 2,504.52

Budget prévu

Jean Desislets Student Sponsorship Fund

Année à ce jour
01 janv. 2018 à 31 déc. 2018
Balance d’ouverture – 01 janvier 2018 334.07
Revenus:
Dons 115.93
Total (Budget prévu) 450.00

Solde de travail – 31 décembre 2018 – $2,054.52

Petite Caisse

Année à ce jour
01 janv. 2018 à 31 déc. 2018
Balance d’ouverture – 01 janvier 2018 49.35
Dépenses:
Affranchissement postal (27 août 2018) 2.05
Solde petite caisse 47.30

Solde actuel de la Section – 31 décembre 2018 – $2,101.82

Trésorière : Rapport d’activités

Vu que 2018 a été ma première année complète comme Trésorière, j’ai travaillé aussi fort que j’ai pu, à conserver le haut degré de standards de qualité, établis par ma collègue précédente.

Tout au long de l’année fiscale de 2018 de notre Section, nous avons été très occupés du côté financier. Ces activités ont inclus:

  • Déposer les chèques des remises d’adhésion de OALT/ABO au compte de la Section
  • Préparer les Rapports de la Trésorière pour toutes les dix réunions du Conseil exécutif et des Comités.
  • Préparer les Rapports trimestriels financiers de la Trésorière.
  • Préparer l’État financier de 2018 pour l’Assemblée Générale Annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.
  • Aider avec certaines activités au besoin:
    • Organiser l’obtention de cartes-cadeaux et de prix de présence.
    • Assurer les remboursements rapides aux membres de l’Exécutif pour dépenses déboursées à leurs frais.
    • Coordonner les paiements prévus de la Petite Caisse et du « Jean Desislets Student Sponsorship Fund ».

Respectueusement soumis,

Linda Landreville
Trésorière
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Secrétaire

J’aimerais remercier les membres de l’équipe du Conseil exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de 2018, Barbara Cope, Linda Landreville, Vincent Elit et José Gélinas, pour un accueil chaleureux à Ottawa.

En 2018, comme Secrétaire, j’étais responsable de :

  • Prendre note des procès-verbaux de toutes les dix réunions de l’Exécutif de la l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.
  • Participer à toutes les dix réunions du Conseil exécutif et des Comités de la Section.
  • Participer à une réunion du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO.
  • Aider à planifier deux soirées sociales (d’été et d’hiver).
  • Participer à la soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du programme LIT du Collège Algonquin.
  • Préparer un rapport annuel de mes activités pour l’Assemblée Générale Annuelle de 2018.

Respectueusement soumis,

Sharon Doyle
Secrétaire
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Archiviste

J’aimerais remercier tous les membres du Conseil Exécutif et des Comités de 2018, incluant Barbara Cope, Linda Landreville, Sharon Doyle et José Gélinas pour leur beau travail, individuellement et en équipe, pour leur support continu et leur engagement à l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Je veux aussi dire merci aux membres du Conseil d’administration de l’Association pour leur appui constant et leurs conseils appropriés.

À la première réunion du Conseil exécutif et des Comités de 2018, j’ai été renommé comme Archiviste de la Section. Les principales responsabilités de ce poste incluent :

  • Maintenir et archiver tous les documents reliés aux réunions de la Section et les documents produits par celle-ci.
  • Maintenir et archiver tous les documents historiques concernant autant la Section que l’Association.
  • Développer et appliquer notre stratégie électronique pour les Archives.

Durant 2018, comme Archiviste de la Section, j’ai assisté à la plupart des réunions de l’Exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

En avril, les membres de l’Exécutif et des Comités se sont réunis en tant que Comité des Communications. Notre ordre du jour visait à discuter du développement en cours du site Web et de la stratégie de Communications de la Section.

Durant les mois d’été, j’ai continué la revue des Archives de la Section en tentant de créer une liste complète de tous les documents en possession de la Section. Le transfert des documents imprimés en données électroniques s’est remis en branle et les documents sont maintenant sauvegardés dans un nouveau dépôt d’Archives électroniques.

Au mois d’août, j’ai participé à la Soirée Sociale de l’été. J’ai aidé à préparer et j’ai assisté à la Soirée d’Accueil et de Rencontre OALT/ABO des étudiants du Programme en Bibliotechnique et en Science de l’Information du Collège Algonquin. J’ai aidé à organiser la Soirée sociale des Fêtes pour la Section à laquelle j’ai assisté le 10 décembre 2018.

Je désire demeurer comme Archiviste pour l’an 2019. J’encourage tous les membres, (courants ou nouveaux) à faire partie de l’Exécutif ou d’un Comité, ou encore, à contribuer du Conseil d’administration de l’Association, de s’impliquer. C’est une expérience enrichissante qui vous permets d’aider la Section et la communauté des bibliothèques en même temps. J’ai eu la grande chance de travailler avec une équipe formidable de bénévoles engagés, qui ont cherché à répondre à vos intérêts, à développer vos talents et tenté de dépasser vos aspirations. Je vous encourage à considérer les possibilités et à suivre leurs traces en vous joignant à leurs rangs.

Respectueusement soumis,

Vincent Elit
Archiviste
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Comité des Communications

À la première réunion du nouveau Conseil exécutif et des Comités de 2018, on m’a demandé de demeurer dans mon rôle de Chef du Comité des Communications.

Mes directives pour 2018 incluent:

  • Assister aux réunions du Conseil exécutif et des Comités.
  • Assister aux ateliers et aider électroniquement, historiquement et autrement, au besoin.
  • Préparer un court Rapport verbal (ou parfois écrit) de mes activités, présenté à chaque réunion mensuelle de l’Exécutif.
  • Assister à la plupart des réunions du Conseil Administratif de l’OALT/ABO et parler au nom de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa si nécessaire.
  • Aider au maintien et à la mise à jour du site Web de la Section au besoin et y afficher des soumissions à son contenu.

Respectueusement soumis,

Linda Landreville
Chef, Comité des Communications
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Comité de Traduction

Mes principales fonctions, comme Chef, responsable du Comité de Traduction incluent :

  • L’assistance aux réunions de l’Exécutif (facultatif).
  • La préparation d’un court rapport (habituellement verbal) de mes activités pour présentation aux réunions mensuelles de l’Exécutif et des Comités.
  • La traduction de documents spécifiques (et la supervision de toutes les traductions faites par les autres membres du Conseil exécutif et des Comités et/ou par d’autres personnes en dehors de l’Exécutif), de notifications d’événements et autres avis ou textes bilingues, écrits au nom de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa, envoyés aux membres de la Section ou de l’Association, ou postés sur le site Web de la Section durant l’année.
  • La rédaction (et la traduction) de mon rapport annuel d’activités pour présentation à l’Assemblée générale annuelle de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa de l’OALT/ABO.
  • La traduction de la trousse anglaise de l’Assemblée générale annuelle en entier, en français, incluant le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle de l’année précédente, tous les Rapports Annuels de tous les membres de l’Exécutif et des Comités (postes normaux, par intérim ou autres cas spéciaux), donc, les Rapports du (de la) Président(e), du (de la) Vice-Président(e), du (de la) Trésorier(ère), (y compris l’État financier annuel), du (de la) Secrétaire, et les rapports de l’Archiviste et des responsables du Comité des Communications et du Comité de Traduction, en plus du Rapport annuel des Activités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa au Conseil Administration de l’Association. ***

*** Tous les documents mentionnés ci-haut constituent la Trousse Française traduite en entier envoyée (avec la trousse anglaise) aux membres de la Section, avant l’Assemblée générale annuelle, et fournie en exemplaires imprimés limités à l’Assemblée Générale Annuelle aux membres participants.

Durant 2018, j’ai assisté à la plupart, sinon à toutes les dix réunions du Conseil exécutif et des Comités, y compris l’Assemblée générale annuelle de 2018, la réunion de révision du site Web et de la stratégie des Communications de la Section, en avril, la soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants du programme « LIT » du Collège Algonquin, à l’automne, et les deux soirées sociales d’été, en août, au pub d’Arcy McGee, et celle des Fêtes de Noël, en décembre, au restaurant Foolish Chicken. J’ai aussi participé à l’atelier sur les applications Google, avec Jeka Dupont, en janvier 2019.

Je félicite les membres du Conseil exécutif et des Comités de la Section pour leur travail intense, tout au long de l’année, d’abord notre Présidente, Barbara Cope, qui s’est impliquée à tous les niveaux de l’organisation, peu importe les petites tâches ou les grands défis, elle s’est attaquée à son rôle de main de maître, en gérant la Section comme un chef d’entreprise vétéran et énergique. Cette année, Linda a mis les bouchées doubles cette année, en menant de front, comme un couteau dans le beurre, non seulement son rôle habituel de Chef du Comité des Communications (comme experte en résolution de problèmes électroniques, à maintenir notre site Web, etc.) et celui de Trésorière efficace, dans les nombreux rapports financiers mensuels et trimestriels générés ponctuellement au cours de l’année.

Elle a travaillé au maintien du site Web en collaboration avec Vincent, qui a aussi continué au transfert des documents imprimés de la Section en données électroniques et à les déverser sur un nouveau site d’Archives. Il m’a aussi fait plaisir de rencontrer et connaitre la dernière arrivée au Conseil exécutif, Sharon Doyle, qui s’est avérée une Secrétaire compétente et dévouée, et un délice dans et en dehors des réunions. Merci à toute l’équipe pour un excellent travail, leur esprit d’équipe et leur camaraderie !!!

J’espère pouvoir faire partie du Conseil exécutif et des Comités encore en 2019. J’espère aussi que d’autres membres seront attirés par l’idée de contribuer au Conseil exécutif et des Comités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa ou au Conseil d’Administration de l’OALT/ABO. C’est une expérience enrichissante où on peut se découvrir des talents cachés, ou développer ses aptitudes connues, de manière insoupçonnée.

C’est en travaillant au sein du Conseil exécutif et des Comités depuis 2002, d’abord comme Secrétaire, puis principalement comme Traductrice, que j’ai retrouvé les complexités, les défis et la richesse de ma langue maternelle (le français) et que j’ai approfondi ma connaissance de l’anglais, tout en développant mes talents de rédaction, de traduction et d’édition, entre autres. Mais, ce n’est que mon expérience personnelle…

La vôtre peut être totalement différente, dépendant du rôle que vous entreprendrez : les talents que vous pourriez développer peuvent inclure, entre autres, les domaines de l’électronique, de la gestion, de l’organisation personnelle, du leadership, du mentorat, de l’enseignement, de l’art du conférencier, pour n’en nommer que quelques-uns … et qui sait quoi d’autre encore? Il n’en tient qu’à vous de tenter votre chance…

Bonne et heureuse année à tous et à toutes !!!

Respectueusement soumis,

José Gélinas
Chef, Comité de Traduction
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

Rapport annuel au Conseil d’administration

Conseil Exécutif et Comités de 2018 de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa

  • Présidente: Barbara Cope
  • Archiviste: Vincent Elit
  • Trésorière: Linda Landreville
  • Chef, Comité des Communications: Linda Landreville
  • Secrétaire: Sharon Doyle
  • Chef, Comité de Traduction : José Gélinas

L’Assemblée Générale Annuelle s’est tenue le mardi, 20 février 2018, au restaurant Biagio’s Italian Kitchen, où les Rapports Annuels ont été présentés par chacun des membres du Conseil exécutif et des Comités et où des élections ont eu lieu pour élire les nouveaux membres de l’équipe de l’Exécutif pour 2018.

Le Conseil Exécutif s’est réuni dix fois durant l’année, incluant la réunion de revue du site Web de la Section.

Activités de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa pour 2018:

2018 a été une année de bon travail d’équipe, qui a généré des événements pour les membres de la Section et pour les étudiants du programme« LIT » du Collège Algonquin.

Linda a participé à huit des neuf réunions du Conseil d’Administration de l’OALT/ABO, comme représentante de l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa. Sharon s’est chargée d’assister à l’autre réunion du Conseil d’Administration de l’Association.

L’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa a, avec plaisir, parrainé la participation de Jeka Richardsà la Conférence annuelle de l’OALT/ABO de 2018 à Belleville. Comme Jeka était co-conférencière d’atelier, cela a contribué à réduire ses dépenses, mais elle a aussi écrit un article sur son expérience, qui a été affiché sur le site Web de la Section au : https://ottawa.oaltabo.on.ca/a-recap-of-my-first-oalt-abo-conference-experience/

Linda et Vincent ont fait un excellent travail de promouvoir la Section en utilisant notre site Web, incluant l’affichage d’événements à venir.

Sharon, Linda et Vincent ont organisé et annoncé les deux soirées sociales de l’été et des Fêtes de Noël l’hiver dernier.

Le 2 octobre 2018, la Section a reçu le personnel et les étudiants du Programme « Library and Information Technciain » du Collège Algonquin à la Soirée d’Accueil et de Rencontre des étudiants. Environ 14 étudiants, Helena Merriam, la coordonnatrice du programme et tous les membres de l’Exécutif et les Chefs des Comités ont participé à l’événement. Les étudiants ont eu l’occasion d’échanger avec les membres du Conseil de la Section et se familiariser avec l’Association.

Durant la soirée, nous avons mentionné la gagnante du prix « OALT/ABO Outstanding Student Award » pour l’étudiante la plus remarquable de 2018, décerné à Nicole Lacelle. La Section a donné une adhésion gratuite à un des étudiants présents. Il y a eu aussi un tirage pour deux cartes-cadeau de $25.00 pour Connection, la librairie du Collège Algonquin.

Les membres de l’Exécutif et les Chefs des Comités ont vraiment apprécié que l’OALT/ABO paie les frais de la soirée.

Nous avons complété une mise à jour majeure de notre plan Horaire chronologique et de notre manuel de Procédures. Malheureusement, il semble que la révision des tâches des membres de l’Exécutif et des Comités devra être passée à l’Exécutif de 2019.

Même si nous n’avons pas offert d’ateliers en 2018, l’année a été bonne en général pour l’Ottawa Chapter/Section d’Ottawa.

Respectueusement soumis,

Barbara Cope
Présidente
Ottawa Chapter/Section d’Ottawa